Atividades a serem desenvolvidas:
Monitorar o portão de acesso a recepção através das câmeras
Atender o interfone
Recepcionar as pessoas externas e fazer respectivos encaminhamentos
Atender as ligações via telefone e transferi-las para os setores
Selecionar e distribuir a correspondência
Manter a organização do local de trabalho, incluindo revistas disponibilizadas na recepção
Impressão e comunicação do Cardápio via email ( semanal)
Apoio no monitorar do vencimento dos boletos dos clientes via sistema, verificando nos bancos se estão pagos caso não, envia a 2ª via dos boletos aos clientes. ( Contas a receber)
Apoio na Conferência de pagamentos (DDA com sistema e comprovantes)
Apoio ao Administrativo de RH –
Mensalmente
Lista de aniversariantes (lembrar diretores quando há alguém de aniversário)
Imprimir e organizar os recibos de VT
Arquivar documentos diversos
Conferir as contas dos telefones móveis e respectivo controle ( Planilha Excel),
Quando houver necessidade
Cartão TEU – Bloqueios e monitoramento, Consulta de recargas e saldos (quando solicitado)
Convênios médicos - fazer exclusão e inclusão de funcionários e dependentes, e acompanhar reembolso.
Arquivar documentos dos funcionários demitidos
Organizar documentos de funcionários desligados (Processo Trabalhista)
Fazer identificação e montar caixas para arquivo
Apoio ao Contas à Receber –
Quinzenal
Alteração no sistema informatizado de lops indentificados em carteira para identificação bancos
Imprimir Notas Fiscais de Saída ( Vendas) e conferir com o protocolo para enviar para Contabilidade Mensalmente
Verificar as devoluções de compras feitas pela Eurolatte e combinar com o fornecedor a devolução e o abatimento
Verificar o extrato dos pagamentos aos fornecedores ( Bradesco, Santander e Sicredi) realizando a Conciliação entre bancos e sistema.
Eventuais
Enviar via e-mail e correio às cartas de anuência
Instruir clientes ao uso do portal (quando necessário)
Imprimir 2ª vias de notas de serviço (Contabilidade e Arquivo)
Conferir notas de serviços e entregar para lançar no sistema
Imprimir boletos recebidos, conferir com o sistema e separar o que foi lançado
Imprimir faturas de transportadoras, nelas imprimir os CTe’s e entregar para conferencia e lançamento
Solicitar ao Bradesco o cadastramento de contas para transferências (via telefone e e-mail)
